HAKIKAT JENIS DAN FORMAT SURAT

A. Pengertian Surat 

Surat adalah media komunikasi yang berupa tulisan, yang berisi informasi, pesan, pertanyaan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat.

B. Fungsi Surat

1. Surat Sebagai Alat Komunikasi

Surat dijadikan sebagai alat penyampai informasi dari penulisnya kepada pembaca/penerimanya. Sebagai alat komunikasi surat tidak hanya bersifat satu arah, melainkan juga dua arah dan segala arah. Artinya surat juga dapat dibalas (surat balasan) sebagai timbal balik dan surat juga dapat dibuat/ditujukan kepada lebih dari satu orang (surat edaran, pengumuman, surat pembaca pada surat kabar dan lain-lain).

2. Surat Sebagai Wakil Penulis 

Dalam hal ini penulis tidak perlu bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.

3. Surat Sebagai Alat Untuk Menghemat Waktu, Tenaga, dan Biaya 

Berkomunikasi dengan surat berarti tidak bertatap muka, jadi berkomunikasi dengan surat dapat dilakukan dari jarak jauh. Oleh sebab itu surat dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya.

4. Surat Sebagai Bukti Tertulis 

Surat dapat dijadikan bukti tertulis untuk berbagai keperluan. sehingga jika terjadi sesuatu (misalnya kekeliruan) kelak kemudian hari, surat dapat dijadikan acuan. Misalnya pada surat-surat perjanjian, surat waris dan sebagainya. Segala jenis surat juga dapat diabadikan/diarsipkan untuk kepentingan-kepentingan lain kelak kemudian hari.

C. Bentuk Surat

1. Bentuk Setengah Lurus 

 Surat yang berbentuk lurus di susun dengan aturan, semua bagian surat di ketik mulai dari margin kiri yang sama, batas-batas bagian surat di ketik dengan menambah jarak 5 (lima) ketukan dan setiap paragraf baru dimulai pada margin yang sama diantara paragraf yang satu dan yang lainnya berjarak satu spasi.
Keterangan : 

• Kop Surat
• Perihal dan Nomor Surat
• Salam Pembuka 
• Isi Surat 
• Inti atau Pokok Surat 
• Salam Penutup 
• Tandatangan dan nama terang. 

2. Bentuk Lurus 

Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh. Bedanya terletak pada pengetikan tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP, salam penutup, semuanya terletak di margin sebelah kiri.

Keterangan :

• Kop Surat
• Perihal dan Nomor Surat
• Tempat, tanggal dan tahun surat
• Salam pembuka
•  Isi Surat 
• Inti atau Pokok Surat
• Salam Penutup 
• Tandatangan dan nama terang. 

 

3. Bentuk Lekuk dan Gerigi 

Bentuk Lekuk dan gerigi (Indented Style) yaitu setiap paragraf diketik agak menjorok ke dalam. Paragraf yang satu dan paragraf yang lainnya tidak perlu berjarak.
Keterangan : 

• Kop Surat 
• Perihal dan Nomor Surat
• Tempat, tanggal dan tahun surat 
•  Salam pembuka 
• Isi surat 
• Inti atau pokok surat 
• Salam Penutup 
• Tandatangan dan Nama Terang.

4. Bentuk Resmi Indonesia Lama 

Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah kanan di bawah tanggal surat. 
Keterangan :

•  Kop Surat 
• Perihal dan Nomor Surat 
• Tempat, tanggal dan tahun surat 
• Salampembuka 
• Isi surat 
• Inti atau pokok surat 
• Salam penutup 
• Tandatangan dan nama terang. 

5. Bentuk Resmi Indonesia Baru 

Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan bentuk resmi Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan.

 a. Bagian-bagian surat 

• Kepala surat/kop surat 
• Nomor surat 
• Tanggal surat 
• Lampiran surat 
• Hal atau perihal
• Alamat dalam surat (siapa yang dituju)
• Salam pembuka 
• Isi surat 
• Salam 
• Pengirim 
• Tembusan

b. Isi surat

• Alenia pembuka 
• Alenia isi
• Alenia penutup 

A. Surat Masuk 

1. Pengertian Surat Masuk 

Surat Masuk adalah surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh oranisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan.

 2. Langkah-langkah Pengelolaan Surat Masuk 

• Penyortiran Surat 
• Pembukaan Surat
• Mengeluarkan Surat dari Amplop 
• Pembacaan Surat 
• Pencatatan Surat 
• Pembagian Surat 

B. Surat Keluar

1. Pengertian Surat Keluar 

Surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh oranisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan.

 2. Langkah-Langkah Pengelolahan Surat Keluar

• Pembuatan konsep 
• Persetujuan konsep 
• Pemberian nomor
• Pengetikan konsep 
• Penandatanganan surat 
• Pemberian cap stempel
• Pencatatan keluar